الواجبات و المسؤوليات والمهام الرئيسية

استقبال الزوار أو العملاء والترحيب بهم وتوجيههم إلى المسؤول أو المكتب المناسب

التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وتحتوي على كافة الأدوات المكتبية الضرورية مثل الأقلام والكتيبات والأوراق الخاصة بمكان العمل

الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها

استلام البريد اليومي وفرزه

تقديم الدعم الإداري وتنسيق أنشطة العمل

استقبال الإيميلات والرد عليها

التفاعل مع العملاء وتوطيد العلاقة معهم

تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات تحديث التقويمات

إعداد غرف الاجتماعات ووضع خطط السفر وعمل العروض التقديمية

الاحتفاظ بنسخ من المستندات والسجلات

التأكد من تسجيل الزوار عند وصولهم لمنطقة الاستقبال وحفظ بياناتهم على الحاسوب

الإجابة على أي استفسارات أو أسئلة يحتاجها العملاء أو الزائرون

الحفاظ على نظام الملفات المكتبية

تلبية احتياجات العملاء أثناء زيارتهم لمكان العمل

المؤهلات العلمية ومتطلبات العمل

الحصول على شهادة جامعية / معهد السكرتاريا / الشهادة الثانوية

(( أو ما يعادلها من سنوات الخبرة  ))

يجب أن يتمتع الموظف بشخصية لطيفة وأن يكون ودودا

يجب أن يتمتع بخبرة كافية في تقديم خدمة عملاء ممتازة

القدرة على التعامل مع الحالات الطارئة بفاعلية

المرونة في العمل والقدرة على العمل لأوقات طويلة أو لساعات إضافية

إجادة استخدام الحاسوب والتعامل مع برامج المايكروسوفت أوفيس

يجب أن يتمتع بمظهر لائق

مهارات اتصال شفوية وكتابية عالية

يجب أن يمتلك مهارات تنظيمية ممتازة ومهارات إدارة الوقت وتحديد أولويات العمل عند تعدد المهام

امتلاك مهارات تحليلية قوية وقدرة على حل المشكلات

مهارات تنظيمية وتبسيط العمليات المكتبية

تنفيذ كافة المهام الإدارية الموكلة إليه وفقا لأعلى معايير الجودة

يفضل أن تكون لديه خبرة سابقة في مجال العمل بالاستقبال أو أي مجال ذات صلة

أن يكون لبقا ومستمع جيد