وصف الوظيفة

تنظيم ومتابعة جدول أعمال المدير التنفيذي ، المساعدة في تخطيط المواعيد والاجتماعات وحضورها ، تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها ، إضافة إلى القيام بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية الأخرى

المهام و المسؤوليات

إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد والاجتماعات وتنسيقها و حضورها

استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب

إعداد وصياغة المراسلات الصادرة الداخلية والخارجية ( الى الشركات او المؤسسات او الجهات الحكومية )

تنظيم عملية البريد الصادر والوارد الداخلي والخارجي واستكمال التوقيعات

إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمدير التنفيذي

 مرافقة المدير التنفيذي  في زيارات العمل ، ومتابعة كافة الملفات المتعلقة بهذه الزيارات

التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن

الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة

المؤهلات والخبرات المطلوبة

معهد متوسط  في مجال السكرتارية/ إدارة الأعمال كحد أدنى

خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال المراسلات وأعمال السكرتارية 

المهارات والقدرات الوظيفية اللازمة

امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة الوقت بالشكل المطلوب

مهارة التنسيق و المتابعة

المعرفة الجيدة بإدارة المكاتب

القدرة الجيدة على إعداد وصياغة المراسلات والتقارير

المهارات الحاسوبية : خبرة جيدة ببرامج الأوفيس عموما

القدرة على تحمل ضغط العمل ومواجهة المواقف

 المواصفات الشخصية للمتقدم

المظهر اللائق ، قوة الشخصية ، والتواصل الفعال

هدوء الطبع ، وحسن الاستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعي و تركيز

فعلى من تتوفر فيها المؤهلات والشروط أعلاه ارسال السيرة الذاتية على البريد الالكتروني

  بحيث يكون عنوان الرسالة  سكرتيرة تنفيذية  hr@ellamedia.sy