المهام والمسؤوليات

إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد والاجتماعات وتنسيقها و حضورها

استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب

إعداد وصياغة المراسلات الصادرة الداخلية والخارجية ( الى الشركات او المؤسسات او الجهات الحكومية )

تنظيم عملية البريد الصادر والوارد الداخلي والخارجي واستكمال التوقيعات

إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمدير التنفيذي

مرافقة المدير التنفيذي  في زيارات العمل ، ومتابعة كافة الملفات المتعلقة بهذه الزيارات

التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن

الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة

الشروط المطلوب توفرها  للتقدم  لهذه الفرصة

أولاً المؤهلات والخبرات المطلوبة

معهد متوسط  في مجال السكرتارية/ إدارة الأعمال كحد أدنى

خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال المراسلات وأعمال السكرتارية

ثانياً المهارات والقدرات الوظيفية اللازمة 

امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة الوقت بالشكل المطلوب

مهارة التنسيق و المتابعة

المعرفة الجيدة بإدارة المكاتب

القدرة الجيدة على إعداد وصياغة المراسلات والتقارير

المهارات الحاسوبية: خبرة جيدة ببرامج الأوفيس عموماً

القدرة على تحمل ضغط العمل ومواجهة المواقف

ثالثاً المواصفات الشخصية للمتقدم

المظهر اللائق، قوة الشخصية، والتواصل الفعال

هدوء الطبع، وحسن الاستماع والفهم وإدراك المواقف بوعي وتركيز